Alle Standorte, ein Anschluss — und kein Besetztzeichen mehr.
In einem MVZ läuft alles über eine Nummer: drei Fachbereiche, mehrere Standorte, hunderte Anrufe am Tag — und eine Telefonzentrale, die zwischen 8 und 10 Uhr schlicht nicht mehr hinterherkommt. Der KI-Telefonassistent nimmt beliebig viele Anrufe gleichzeitig an, ordnet jedes Anliegen dem richtigen Standort zu und bucht Termine. Ohne dass Ihr Team etwas umstellen muss.
Nicht zu wenig Personal am Telefon — zu wenig Leitungen.
Eine Telefonzentrale kann immer nur ein Gespräch gleichzeitig führen. Alles, was parallel anruft, hört Warteschleife oder Besetztzeichen. Genau da verlieren Verbünde Patienten — und merken es nie, weil verlorene Anrufe in keiner Statistik auftauchen.
Die Morgenspitze
Zwischen 8 und 10 Uhr rufen alle gleichzeitig an. Ihre Zentrale arbeitet eine Leitung ab — der Rest legt auf und probiert es woanders.
Das Weiterleitungs-Karussell
Der Anrufer landet im falschen Fachbereich, wird verbunden, erklärt sein Anliegen zum dritten Mal — und bindet dabei zwei Mitarbeiterinnen statt einer.
Die Zahl, die keiner kennt
Wie viele Anrufe hat Ihr Verbund gestern verloren? In den meisten MVZ kann diese Frage niemand beantworten — es gibt schlicht keine Daten dazu.
Ein Assistent, der Ihre Struktur kennt.
Nimmt sofort ab — beliebig oft
Zehn Anrufer gleichzeitig? Alle zehn werden angenommen. Keine Warteschleife, kein Besetztzeichen, auch nicht in der Spitze.
Ordnet richtig zu
Ein Satz genügt: Der Assistent erkennt Standort, Fachbereich und Anliegen — und bucht, notiert oder stellt durch, wie Sie es festgelegt haben.
Macht Zahlen sichtbar
Anrufaufkommen, Spitzenzeiten, häufigste Anliegen: Ihre Verwaltung sieht erstmals, was am Telefon wirklich passiert.
Sie behalten die Kontrolle über jede Regel
Begrüßung, erlaubte Auskünfte, Tabuthemen, Notfall-Ablauf, Zuordnung der Fachbereiche, Öffnungszeiten je Standort — all das legen Sie vor dem Start fest, nicht die Technik. Vor dem Livegang hören Sie Testanrufe ab und geben jede Formulierung frei. Und wenn der Assistent etwas nicht sicher beantworten kann, stellt er durch, statt zu raten.
Wann sich das für Sie nicht lohnt
Wenn Ihre Zentrale entspannt arbeitet und Anrufer selten warten, brauchen Sie uns nicht — dann sagen wir Ihnen das im Erstgespräch und raten ab. Der Assistent rechnet sich dort, wo die Leitung der Engpass ist: bei mehreren Standorten, hohem Aufkommen oder dauerhaft unbesetzten Stellen am Empfang.
Was Verwaltungsleitungen vor dem Start fragen
Was kostet ein KI-Telefonassistent für ein MVZ?
Wir rechnen pro Standort auf Basis unserer öffentlichen Festpreise – die Pakete für Praxen beginnen bei 249 € im Monat (netto). Was Ihr Verbund konkret kostet, hängt an der Zahl der Standorte und Fachbereiche; Sie bekommen den Preis nach dem Erstgespräch verbindlich und schriftlich, bevor irgendetwas beauftragt wird. Es gibt keine Abrechnung pro Anruf oder pro Minute – gerade bei MVZ mit hohem Anrufaufkommen ist das der entscheidende Unterschied: Ihre Kosten steigen nicht, wenn das Telefon mehr klingelt.
Funktioniert das bei mehreren Standorten und Fachbereichen?
Ja, genau dafür ist es gedacht. Der Assistent nimmt unter Ihrer zentralen Rufnummer ab, fragt in einem Satz das Anliegen ab und ordnet es dem richtigen Standort oder Fachbereich zu – Termin, Rezeptwunsch, Rückruf oder Weiterleitung. Sie legen die Regeln fest: Welches Anliegen geht wohin, was darf der Assistent selbst beantworten, was wird immer durchgestellt. Für jeden Standort können eigene Öffnungszeiten, Ansagen und Kalender hinterlegt werden.
Ersetzt der Assistent unsere Telefonzentrale?
Nein – er entlastet sie. Der Unterschied zu einer Leitung: Der Assistent nimmt beliebig viele Anrufe gleichzeitig an. In der Morgenspitze zwischen 8 und 10 Uhr landet niemand mehr in der Warteschleife oder im Besetztzeichen. Standardanliegen wie Öffnungszeiten, Anfahrt oder Terminverschiebungen erledigt er selbst, alles andere kommt gebündelt und vorsortiert bei Ihrem Team an – statt als ununterbrochenes Klingeln.
Bekommen wir Zahlen darüber, wie viele Anrufe wir verlieren?
Ja, und das ist für die Verwaltung oft der eigentliche Gewinn. Sie sehen, wie viele Anrufe eingehen, zu welchen Uhrzeiten die Spitzen liegen, welche Anliegen dominieren und wie viele Kontakte vorher unbeantwortet geblieben wären. Damit lässt sich Personalplanung erstmals mit echten Zahlen begründen, statt mit Bauchgefühl.
Ist das bei einem MVZ mit Träger datenschutzkonform?
Sie erhalten einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, die Verarbeitung läuft auf Servern in Deutschland, und der Assistent nimmt keine Gesundheitsdaten auf – er fragt Name, Rufnummer und Terminwunsch ab, keine Diagnosen oder Befunde. Auf Wunsch betreiben wir das System vollständig auf Ihrer eigenen Infrastruktur. Die Unterlagen für Ihre Datenschutz-Dokumentation liefern wir mit, damit Ihr Datenschutzbeauftragter nicht selbst recherchieren muss.
Was passiert bei medizinischen Notfällen?
Der Assistent gibt keine medizinische Einschätzung ab – das ist eine feste Regel, keine Ermessensfrage. Bei Notfall-Stichworten folgt er exakt dem Ablauf, den Sie vorgeben: Ansage der Notrufnummern, direkte Weiterleitung an Ihre Notfallleitung oder sofortige Rückruf-Markierung mit Vermerk. Diese Routinen testen wir vor dem Start als Erstes gemeinsam mit Ihnen.
Wie lange dauert die Einrichtung bei mehreren Standorten?
Ein einzelner Standort ist meist in wenigen Tagen startklar. Bei Verbünden gehen wir Standort für Standort vor: erst einer im Testbetrieb, dann die übrigen – so bleibt Ihr Betrieb zu jedem Zeitpunkt stabil. Die komplette Einrichtung übernehmen wir; Ihr Team ändert nichts an seinem Alltag und gibt vor dem Livegang jede Formulierung frei.
Sie leiten eine einzelne Praxis statt eines Verbunds? Dann passt diese Seite besser zu Ihnen.
Wie viele Anrufe verliert Ihr Verbund diese Woche?
15 Minuten, kein Verkaufsdruck: Sie schildern Ihre Struktur, wir sagen ehrlich, ob sich der Assistent für Sie rechnet — und wenn nicht, raten wir ab.